Zero Inbox - досить популярне в даний час відгалуження від загального поняття тайм-менеджмент. Актуальне воно стала тому, що ділове листування стала нарощувати обороти, зважаючи на простоту використання і дешевизни повідомлень. Скайп і мобільний зв'язок не можуть змагатися з нею - по-перше, тому що не завжди зручно, по-друге, тому що дорого.

Таким чином, повна поштова скринька - це сучасні реалії будь-якої активно працюючої людини. Якщо ж ви як мінімум керівник середньої ланки - то близько 30 листів на день, які потрібно переглянути і відповісти це давно усталена норма. Принцип Zero Inbox допоможе не кидатися до ящика всякий раз після повідомлення про отримання листа і продуктивно використовувати робочий час.

Головний принцип методу - «нуль» в папці вхідні, що зрозуміло з назви. Домогтися цього можна слідуючи цим принципам:

1.   Фільтрація

Необхідно налаштувати систему фільтрів у вашій поштовій скриньці - при сучасному розвитку всяких плагінів і примочок це досить легко зробити, а в Gmail так і взагалі це вбудована функція. Розбивши всі вхідні на «Важливо», «Раз на день» і «Раз на тиждень», наприклад (у вас може бути й інша фільтрація), прописавши відправників у відповідні розділи - ви досягнете кращої організації робочого часу і не будете постійно розбирати рекламний спам.

2. Видалення

Використовуйте принцип Паретто - тільки в 20% листів міститься 80% потрібної вам інформації. Тому жорсткіше відправляйте в спам, відписуйтеся від розсилок на які підписалися за часів безтурботного студентства і видаляйте прочитані повідомлення, які не вимагають подальшої обробки та відповіді на них.

3. Об'єднання

Зібрати і прив'язати всі ящики воєдино, це може і послабить вашу безпеку і конспіративність, проте точно заощадить час. Якщо всі листи будуть в одному кліці від вас - Ви зможете більше часу приділити іншим важливим справа, замість переходів по поштових скриньках, щоразу завантажуючи нову сторінку.

4.   Категорійність

Створивши систему позначок або папок, які ви назвете відповідним чином, ви зможете краще керувати процесом обробки листів. Візьміть за основу правило: якщо ви зможете відповісти на лист протягом 2-3 хвилин, зробіть це. Листи, що вимагають делегування - відсилайте відразу, а потім видаляйте. Якщо вам потрібно більше часу для відповіді - відкладіть в папку «важливі справи».

Ефективність підвищиться, якщо ви виділите час для «важливих справ» і будете робити їх одне за іншим, не відволікаючись на дрібниці. Також фахівці з Zero Inbox радять створити папку «Довгострокове виконання» для листів з багатоденними завданнями і переглядати її раз на тиждень.

5. Архівування

У всякій роботі присутній монотонність або ж повторювані завдання. Розумним буде заархівувати подібні листи. По-перше, у вас вже буде готова відповідь - ви зможете його просто процитувати, не витрачаючи часу на складання відповіді заново, або підглянути минуле рішення даної проблеми, внісши до нього відповідні корективи. У кожному разі, корисна інформація в архіві також економить час замість користування пошуковими системами.